締め切りに追われないための３つの工夫

仕事をしていたり、普段過ごしていても様々な締め切りに振り回されることってありませんか？提出期限や納期、支払期限やスーパーの営業時間なんかもある種の締め切りですよね。なんだかその締め切りのギリギリを滑り込むようにバタバタと日々を忙しく過ごしている人は結構多いのではないでしょうか。

締め切りから解放されれば毎日が豊かになる

ギリギリセーフを繰り返していては時間にも心にも余裕は生まれませんよね。例えば夜７時にデートの約束を入れていたとして、６時には仕事を終わらないといけないけどイレギュラーな仕事が入ってしまって超特急で片付けて、会社から駅までの歩いて１０分の道を爆走して６分でいき電車に滑り込む。

電車では息を整えながらどの改札に出たらいいのかをチェックし、ホームに電車がつきドアが開いたのと同時に抜群のスタートダッシュを決め、改札までの階段をダッシュで上がって勢いよく改札を飛び出し、なんとか１９時ちょうどに到着。こんな感じで笑

とまではいかないかもしれませんが余裕を持った行動ができれば、待ち合わせにも早く着いてカフェで少し読書して落ち着いた時間を過ごすことも出来ますし、もし電車が止まっても焦ることなく対処できるでしょう。

締め切りに追われない為には締め切りをなくせばいいと考える人もいるかもしれませんが、それは正しい考えだとは言えません。なぜなら期限という制約があるからこそ優先順位をつけて物事を進められるのであって、それがなければ逆に緩みすぎてだらけた毎日になることでしょう。

締め切りに追われないための３つの工夫

• 自分締め切りを設定する
• 発生ベースで対応
• バッファをもつ

上記のような工夫をすることで余裕を持った生活を実現することができます。僕自身リクルートで働いて日々の激務に追われていましたが、この工夫によって自分のペースで業務を回すことが出来るようになったので紹介したいと思います。

自分締め切りを設定する

本来の締め切りをベースに動いている限り余裕は生まれにくいです。なぜなら優先順位は締め切りの近いものから順位付けされタスク処理をしていくものだからです。ギリギリでタスクを処理することは見直しする時間も十分に取れない可能性もあり、クオリティが下がるリスクが存在します。

そんな時にオススメなのがこの自分締め切りを設定することです。本来の締め切りよりも前倒しで締め切りを設定することで多少優先順位の高いイレギュラー業務が急遽入ってきても柔軟にタスクの順番を変えることができます。

本来の締め切りのままだとこういうケースに柔軟に変更するということがとても難かしく多くの人がこれによって余裕を失っているように思います。

発生ベースで対応

究極の方法がこれです。常にタスクが発生したタイミングで対応していくことができれば締め切りに追われることはほぼないでしょう。これを実現するためには仕事の処理速度が求められますが、発生ベースでこなしていくことさえできればタスクを管理する必要もなくなりますし、目の前のことに集中しやすくなるので業務効率は格段に良くなります。

全てのタスクを発生ベースでの対応は難しい場合は作業ボリュームの小さいものだけはそうするなどしてみるだけでも変わってくると思います。僕の場合は人からの相談や雑務系の業務などは発生ベースでその瞬間に対応するように心掛けているので、社内の人からも仕事が早い人と思ってもらえています。

バッファをもつ

これは主にスケジューリングの話になります。最近は朝夕メールなども流行っていますし、1日の業務設計をしたりして働いていると思いますが、結構ぎっしり予定を詰め込んでたりしませんか？

詰め込んでいる場合、予定より伸びてしまうとそのあとのスケジュールも押してしまい、設定していたスケジュールもまた変更しないといけないなどさらなる業務も発生してしまいます。スケジュールとスケジュールの間にある程度余裕を持たせて、予定通り終わった時は、スキマ時間にやるタスクリストなどを作っておくと効率的に業務を回すことが出来るようになります。

まとめ

時間的な余裕が生まれれば、それが精神的な余裕に繋がります。仕事のパフォーマンスを上げたいと思えば必ずこの余裕が必要となるので、このような工夫を行うことは非常に大事なことではないでしょうか。いきなり変えることは難しいかもしれないので、出来ることから少しづつ締め切りに追われないように進めてみてはいかがでしょうか。