生産性を上げるためにチャレンジしてみたこと

ついにプレミアムフライデーがスタートしましたね。

プレミアムフライデーとは月末の金曜日を15時退社にするという働く人にとっては非常に嬉しい取り組みです。

2017年2月からの実施で今回が第1回目にあたるタイミングだったのですが、まだ実施されているのはほんのごく僅かな一部の企業のみだそうです。

とはいえ国が方針として打ち出しているくらいなので少しずつ広まっていくのではないでしょうか。営業の仕事をしている身から言わせてもらうと月末ってすごく忙しくて、そんな時に早く帰るなんて無理！という声も多いです。

そんな労働時間の削減が叫ばれながらも、求められているのは成果は上げるか少なくとも維持することです。つまりは生産性の向上ですよね。最近は場所に捕らわれないリモートワークという働き方も一般的になってきました。

僕自身も生産性の向上に取り組んだんですが、その時にいろんなことにチャレンジしていたので今回はその中のいくつかを紹介したいと思います。

仕事の生産性を向上するために実施したこと

生産を上げるためにはただ仕事のスピードを早くするだけでは絶対に解決できません。

なので従来のやり方を抜本的に変えないといけないことも多く、まずは改善した時のインパクトが大きそうなことや手軽に改善できそうなライトなことから始めました。

生産性向上のためにやってみたこと

①資料作成を簡素化した

 自分の業務時間のうち何に一番時間がかかっているのかを分析したところ資料作成に一番時間がかかっていました。

汎用的な資料はあるもののクライアント別にそれぞれカスタマイズしたり、話したいことを文字にしたり、さらにはフォントサイズなどのディテールにまで拘り過ぎたりと、どうしても時間がかかってしまっていました。

さすがに資料ないのはまずいので概念的なことをまとめるだけにして、資料作成時間を従来の10分の1くらいに削減。

結果的に資料がない分こちらから一方的に話す時間が減り、クライアントと議論しながら進めていけるようになったので営業的な成果はアップしました！

②社内のメールは全て移動中にiPhoneで処理

社内のメール対応が多いっていう企業は結構多いのではないでしょうか。

基本メールは即レスを心掛けているのですが、メールが来る度作業を中断することで生産性が落ちると思い社内からのメール対応は移動中に全て対応することに切り替えました。

社内からのメールは急ぎの場合は直接言いに来てくれたりしますし、簡素な分での返信でもいいのでiPhoneからの返信でも問題は起きませんでした。

今まで移動時間はネットニュースを見たり、アプリでゲームしたり、寝たりして過ごしていたんですがそこの時間を業務に使うことでメールチェックの時間が減り他のことに時間を割けるようになりました！

③考える時間と作業する時間を分ける

考えながら作業することがよくあってパソコンとずっとにらめっこしたまま仕事が進まないということが良くあったので、机に座っている時間を作業時間に当てて、散歩したりカフェでコーヒーとかを飲んでいる時間を考える時間にあてるように分離してみました。

しっかり考えてから作業に入ることでパソコンに向かってる間は作業することに集中できたのでパソコンに向かっている時間の生産性はかなり上がったように思います。

パソコンを使いすぎると目が疲れて肩は凝るし、視力は下がるしでいいことないので個人的には仕事の成果が上がること以上に良いことでした！

またその他は別の機会に紹介しますが、仕事を安請け合いしないとか10分考えてわからないかったら上司に相談するなどいろいろルールを決めて生産性向上に取り組んでいました。

まとめ

仕事の経験を積めばたくさんの仕事をこなせるようになりますが、それは経験を積んだことによる処理能力が上がっただけの結果です。

生産性を上げろと言われると業務を捨てて労働時間の削減を行う人が僕の周りには多かったような気がしますが、まずは自分が何に時間を取られているかを理解し、それを成果を落とさず改善する方法を考えることが生産性向上の第一歩です。

ビジネスの世界は技術の鍛錬が必要な職人の世界とは違うので、日々の自分の行動と結果をしっかりと PDCAさえ回していけばどんどんやれることが増えて、大きな成果を早いスピードで出せるようになるので生産性を意識することから始めてみてはいかがでしょうか。